PERENCANAAN STRATEGIS
DAN
PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1.1 PERENCANAAN STRATEGIS
A. PENGERTIAN PERNCANAAN STRATEGIS
suatu rangkaian persiapan tindakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan merupakan pedoman, garis-garis besar atau petunjuk-petunjuk yang harus dituruti jika menginginkan hasil yang baik sebagaimana direncanakan.
B. PENTINGNYA SUATU PERENCANAAN
Karena perencanaan merupakan suatu jenis pembuatan keputusan untuk masa depan yang spesifik yang dikehendaki oleh manajer bagi sebuah organisasi. Perencaan yang baik dapat digambarkan layaknya sebuah akar tunggang dari pohon yang besar dan rimbun, dari situ tumbuh cabang-cabang yang dapat diartikan sebagai bagian dari pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Perencanaan yang demikian sangat penting bagi manajer dan sebuah teori yang harus ada di sebuah perusahaan ataupun instansi.
C. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI LAIN
1. Organizing
Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi
2. Directing
Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan
3. Controlling
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana .
D. JENIS-JENIS PERENCANAAN
1. Perencanaan jangka panjang
adalah rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perencanaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
2. Perencanaan jangka menengah
adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujufan jangka panjang.
3. Perencanaan jangka pendek
adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah.
E. PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN
Proses Penyusunan Perencanaan:
1. Merumuskan Misi dan Tujuan
2. Memahami Keadaan Saat Ini
3. Mempertimbangkan Faktor Pendukung dan Penghambat Tercapainya Tujuan
4. Menyusun Rencana Kegiatan untuk Mencapai Tujuan
F. PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
Ada empat pendekatan yang bisa dilakukan dalam menyusun rencana atau rencanaan yaitu
1. Bottom up approach, artinya penyusunan dimulai atau diusulkan dari bawah.
2. Top down approach, artinya penyusunan dimuali atau ditetapkan dari atas.
3. Interactive approach, yang berarti rencana disusun bersama-sama.
4. Dual-level approach, yang berarti masing-masing menyusun rencana kemudian diselaraskan.
G. CIRI-CIRI PERENCANAAN YANG BAIK
1. Simple : Sederhana dan mudah di mengerti
2. Fleksibel : Rencana yang baik haruslah dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang selalu berubah- ubah.
3. Stabil : Tidak perlu selalu mengalami perombakan dan perubahan.
4. Factual : Dibuat berdasarkan fakta-fakta yang ada dan diselaraskan pula dengan kejadian-kejadian yang akan timbul dalam tindakan pelaksanaannya.
5. Rasional :Dibuat atas dasar pemikiran yang sehat, ilmiah dan dapat dipertanggungjawabkan.
6. Kontinu : Dipersiapkan untuk tanda-tanda yang terus menerus dan berkelanjutan.
7. Dinamis : Perencanaan dibuat dan dipersiapkan untuk memikirkan peningkatan perbaikan dan pembaharuan dalam mencapai kemajuan dan kesempurnaan pada masa yang akan datang.
8. Praktis dan prakmatis : Mampu dilakukan dan dicapai serta dapat mendukung program organisasi.
9. Akurat : Dibuat secara terperinci dan mendetail dan dirumuskan segala aspek organisasi, tata kerja, metode kerja, penggunaan tenaga kerja, pembiayaan, jadwal waktu, target hasil dari sistem pengawasan.
H. EFEKTIFITAS PERENCANAAN
1. Pengembangan diri – dengan melakukan perencanaan yang efektif, maka seseorang akan mampu menyisakan waktu luang yang berharga untuk menyusun pengembangan diri guna peningkatan kinerjanya.
2. Pekerjaan tuntas dan selesai tepat waktu sehingga pekerjaan tidak menumpuk; dan tidak mesti melakukan lembur guna menuntaskan pekerjaan.
3. Pekerjaan dapat ditata dengan rapi, dan akan memudahkan proses mengorganisasikan dan mengendalikan pekerjaan lainnya.
2.2 PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. JENIS-JENIS KEPUTUSAN MANAJEMEN
1. Keputusan Strategis, adalah keputusan yang dibuat oleh manajemen puncak dalam sebuh perusahaan.
2. Keputusan taktis, adalah keputusan yang dibuat oleh manajemen menengah.
3. Keputusan operasional, adalah keputusan yang dibuat oleh tingkat manajemen yang paling bawah.
B. KEPUTUSAN DAN JENJANG MANAJEMEN
Keputusan:
1. Keputusan Terprogram.
Keputusan ini berkaitan dengan kebiasaan, aturan, dan prosedur. Dalam hal ini kondisi yang dihadapi semuanya dapat diketahui dengan pasti.
2. Keputusan tidak terprogram.
Keputusan tidak terprogram ini adalah keputusan yang tidak mempunyai suatu aturan yang baku, tergantung pada jenis masalahnya. Biasanya, masalah yang membutuhkan keputusan tidak terprogram ini terjadinya tidak dapat diprediksi.
3. Keputusan tidak terstruktur.
Disebut tidak terstruktur karena tidak diketahui pemecahannya karena ketidakjelasan masalahnya.
Jenjang :
Organisasi atau badan usaha umumnya mempunyai sedikitnya tiga jenjang manajemen, yaitu manajemen puncak, manajemen menengah, dan manajemen pelaksana.
1. Manajemen Puncak (Top Management)
Manajemen puncak adalah jenjang manajemen tertinggi. Jenjang manajemen tertinggi atau puncak biasanya terdiri atas dewan direksi dan direktur utama. Dewan direksi mempunyai tugas memutuskan hal-hal yang sangat penting sifatnya bagi kelangsungan hidup perusahaan. Manajemen puncak bertugas menetapkan kebijakan operasional dan membimbing interaksi organisasi dengan lingkungan.
2. Manajemen Menengah (Middle Management)
Manajemen menengah biasanya memimpin suatu divisi atau departemen. Tugasnya adalah mengembangkan rencana-rencana operasi dan menjalankan tugas-tugas yang ditetapkan manajemen puncak. Manajemen menengah bertanggung jawab kepada manajemen puncak.
3. Manajemen Pelaksana (Supervisory Management)
Manajemen pelaksana adalah manajemen yang bertugas menjalankan rencana-rencana yang dibuat manajemen menengah. Selain itu, manajemen pelaksana juga mengawasi para pekerja dan bertanggung jawab kepada manajemen menengah.
C. TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Menurut Herbert A. Simon (Kadarsah, 2002:15-16 ), tahap-tahap yang harus dilalui dalam proses pengambilan keputusan sebagai berikut :
1. Tahap Pemahaman ( Inteligence Phace )
Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah.
2. Tahap Perancangan ( Design Phace )
Tahap ini merupakan proses pengembangan dan pencarian alternatif tindakan / solusi yang dapat diambil. Ini merupakan representasi kejadian nyata yang disederhanakan, sehingga diperlukan proses validasi dan vertifikasi untuk mengetahui keakuratan model dalam meneliti masalah yang ada.
3. Tahap Pemilihan ( Choice Phace )
Tahap ini dilakukan pemilihan terhadap diantara berbagai alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perencanaan agar ditentukan / dengan memperhatikan kriteria – kriteria berdasarkan tujuan yang akan dicapai.
4. Tahap Impelementasi ( Implementation Phace )
Tahap ini dilakukan penerapan terhadap rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap perancanagan serta pelaksanaan alternatif tindakan yang telah dipilih pada tahap pemilihan.
D. JENIS-JENIS MASALAH DAN PEMECAHANNYA
1. Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
2. Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn.
Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis
3. Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.
E. GAYA DAN MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Gaya :
1. Gaya Direktif
Digunakan oleh orang-orang yang lebih memilih solusi masalah yang sederhana dan jelas. Seseorang yang memilih gaya ini biasanya bersifat efisien dan rasional dan memilih untuk mengandalkan peraturan atau prosedur yang ada dalam mengambil keputusan.
2. Gaya Analisis
Senang mempertimbangkan solusi yang kompleks berdasarkan data sebanyak mungkin yang dapat mereka kumpulkan.
3. Gaya Konseptual
Orang-orang yang cenderung kearah gaya konseptual juga senag memperhatikan sejumlah besar informasi. Mereka juga lebih berorientasi social daripada mereka yang menyukai gaya analisis.
4. Gaya Perilaku
Gaya yang digunakan oleh manajer yang memiliki perhatian mendalam terhadap orang sebagai individu.
Model :
Model Klasik
Model klasik dalam pengambilan keputusan didasarkan pada asumsi ekonomi rasional dan keyakinan manajer tentang seperti apakah seharusnya keputusan yang ideal itu. Empat asumsi yang menggaris bawahi model ini adalah sebagai berikut :
1. Pembuat keputusan beroperasi untuk mencapai tujuan yang diketahui dan disepakati.
2. Keputusan pembuat berusaha untuk kondisi kepastian. Semua alternatif dihitung.
3. Kriteria untuk mengevaluasi alternatif diketahui.
4. Pembuat keputusan rasional dan menggunakan logika untuk memberikan nilai. Mencoba untuk memaksimalkan tujuan organisasi.
Model Administratif
Model Administratif merupakan sebuah model dalam pengambilan keputusan yang menggambarkan bagaimana manajer sebenarnya membuat keputusan dalam situasi yang dicirikan dengan keputusan yang tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas. Model administrative mengenali keterbatasan yang dimiliki manusia dan lingkungan yang mempengaruhi tingkat rasionalitas manajer dalam mengambil keputusan. Model Administratif dalam pengambilan keputusannya terdapat 2 konsep yang dapat berperan dalam pembentukannya yaitu :
· Rasionalitas yang terbatas berarti bahwa manusia memilikki keterbatasan atau batas-batas dalam kemampuannya untuk berpikir rasional.
· Pemuasan berarti bahwa seorang pengambil keputusan memilih alternative solusi pertama yang dapat memuaskan kriteria minimal dalam membuat sebuah keputusan yang baik.
· Intuisi merupakan aspek lain dari pengambilan keputusan dengan model administrative. Intuisi adalah pemahaman yang cepat terhadap situasi genting berdasarkan pengalaman di masa lalu tetapi tanpa pemikiran yang sadar.
Dalam model administrative asumsi-asumsi ini berfokus pada factor-faktor di organisasi yang mempengaruhi pengambilan keputusan yang dilakuan oleh individu. Asumsi tersebut yaitu:
1. Tujuan dari pengambilan keputusan sering kali tidak jelas, bertentangan, dan kurang adanya konsensus di antara para manajer.
2. Prosedur rasional tidak selalu digunakan.
3. Pencarian untuk alternatif terbatas karena manusia, informasi dan keterbatasan sumber daya.
4. Sebagian besar manajer akhirnya melakukan pemuasan daripada mencari solusi yang paling baik.
Model Politik
Model poltik ini sangat berguna dalam pengambilan keputusan yang tidak terprogram ketika situasi-situasinya tidak jelas, informasinya terbatas, dan adanya konflik antara manajer tentang tujuan yang akan dicapai atau tindakan apa yang akan dilakukan.model politik dimulai dengan empat asumsi dasar, yaitu :
1. Organisasi terdiri dari beragam kepentingan.
2. Informasi ambigu dan tidak lengkap.
3. Manajer tidak memiliki sumber daya untuk mengidentifikasi semua dimensi masalah.
4. Manajer terlibat dalam mendorong dan menarik perdebatan untuk menentukan tujuan dan alternatif.
Langah-langkah dalam Mengambil Keputusan Baik keputusan itu terprogram ataupun tidak terprogram dan baik model yang dipilih manajer itu klasik, administrative ataupun politik, ada 6 (enam) langkah yang biasanya dianggap sebagai proses pengambilan keputusan yang efektif. Langkah-langkah tersebut yaitu :
1. Pengenalan syarat-syarat sebuah keputusan
Dalam memngambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu apa saja syarat-syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam bentuk masalah maupun peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuahpeluang muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.
2. Diagnosis dan Analisis Sebab-Akibat
Diagnosis adaah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis fator-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi yang penting. Manajer sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasikan sebab-sebab penting, pertanyaan tersebut antara lain :
· Keadaan tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?
· Kapankah keadaan ini muncul ?
· Dimanakah keadaan ini muncul ?
· Bagaimanakah keadaan ini muncul ?
· Pada siapakah keadaan ini muncul ?
· Apakah kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?
· Apakah hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?
· Apakah yang menjadi hasil dari aktifitas ini ?
3. Pengembangan Alternatif
Untuk keputsan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi dengan ketidak pastian yang tinggi, manajer hanya dapat mengembangkan satu atau dua solusi yang akan bisa menjadi pemuasan dalam mengatasi masalah. Namun penelitian menunjukkan bahwa membatasi alternatif merupakan sebab utama gagalnya pengambilan keputusan di organisasi.
4. Pemilihan Alternatif yang Dikehendaki
Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Manajer kemudian mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat mengandalkan intuisi dan penglaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan sekiranya akan berhasil.
5. Penerapan Alternatif Terpilih
Tahap penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakn untuk menjamin bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu tindakan
6. Evauasi dan Umpan Balik
Pada tahap evaluasi yang merupakan bagain proses pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan mereka. Umpan balik adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan adalah proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan informasi pada pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus pengambilan keputusan yang baru.
F. PENGAMBILAN KEPUTUSAN INDIVIDU DAN KELOMPOK
Keputusan individu :
Pengambilan keputusan merupakan hasil proses dari beberapa pertimbangan alternatif untuk menyelesaikan masalah. Oleh sebab itu, maka pengambilan keputusan sesungguhnya bukanlah hal yang sederhana.
Seorang filosof Prancis, Jean-Paul Sartre mengatakan bahwa manusia sebagai makhluk yang berkesadaran “dikutuk untuk bebas”. Kutukan kekebasan ini menempatkan manusia sebagai makhluk yang dapat menentukan jalannya sendiri. Apapun jalan yang diambil, maka manusia itu sendiri yang harus bertanggung jawab atas segala sesuatu yang terjadi dikemudian hari.
Di zaman modern ini manusia dihadapkan pada banyak pilihan, memilih universitas, jurusan, pekerjaan, pacar, dll.. yang menuntut kemampuan manusia untuk dapat mengambil keputusan secara tepat.
Keputusan kelompok :
Proses pengambilan keputusan kelompok adalah salah satu corak proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Ciri dari prosesnya ditandai dengan keterlibatan dan partisipasi orang banyak. Sering kali keputusan semacam ini dianggap ideal dan dipergunakan secara luas dalam organisasi.
Kedua keputusan diatas memiliki beberapa perbandingan yaitu:
Apabila dilihat keefektifan dan efisiensi antar pengambilan keputusan kelompok atau individu, maka hal tergantung kepada kriteria apa yang dipakai sebagai ukuran efektif. Bila diukur dengan derajat akurasi, barangkali keputusan kelompok lebih akurat. Fakta membuktikan keputusan kelompok lebih baik daripada keputusan individu. Tetapi tidak berarti bahwa secara bersama kelompok lebih bermutu dari perseorangan. Bila dimaksud dengan efektif adalah ukuran kecepatan maka keputusan individual jadi lebih efektif. Kalau kreativitas yang jadi ukuran keefektifan maka keputusan kelompok adalah lebih efektif. Ukuran keefektifan lain, mungkin dukungan persetujuan, maka keputusan kelompok jadi lebih efektif. Dalam kerja kelompok pengambil keputusan, telah teruji bahwa jumlah anggota 5 sampai 7 orang adalah produktif dan efektif. Efektif tentu diacu juga dengan efisiensi. Keputusan kelompok bisa jadi tidak efisien dibandingkan dengan keputusan individual, bila diukur dari waktuyang dipakai untuk mengambil keputusan. Pengambilan keputusan bentuk mana yang akan dipakai bergantung kepada aspek yang mana yang dipentingkan, efektivitas atau efisiensi.
Kesimpulannya:
Dari uraian di atas dapat kita simpulkan betapa pentingnya perencanaan dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Adanya perencanaan akan memberikan arah dan tujuan yang jelas, memberikan pemahaman terhadap pimpinan dan bawahan sehingga bisa saling bekerja sama demi terealisasinya tujuan organisasinya.
Namun di samping itu, perencanaan hanya salah satu fungsi dalam manajemen. Oleh karena keberhasilan pencapaian tujuan bukan berarti hanya tergantung pada satu fungsi perencanaan saja, tetapi ada fungsi-fungsi lainnya, seperti pengorganisasian, mengarahan dan pengawasan.
Keberhasilan perencanaan akan sangat mungkin tercapai apabila pimpinan dan bawahan bekerja sama dan dapat saling memotivasi sehingga kinerja masing-masing semakin tinggi demi tercapainya tujuan organisasi.
